Aprueban la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato

El Pleno del Congreso local aprobó la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato y reformas a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato.

Aspectos relevantes de la nueva ley:

• Establece los principios y las bases generales, acordes con la Ley General de Archivos, para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado y los municipios y determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado.

• Contempla fortalecer y garantizar que los sujetos obligados organicen y administren homogéneamente los archivos de la entidad, tomando como base los lineamientos que dicte el Consejo Nacional de Archivos, órgano regulador del Sistema Nacional de Archivos que será presidido por el Archivo General de la Nación.

• Promueve el uso de métodos y técnicas archivísticas para garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los documentos de archivo que tengan los sujetos obligados.

• Regula la organización y funcionamiento de los archivos de los sujetos obligados de la misma manera, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información para evitar que los cambios de administraciones, se dejen documentos abandonados.

• Sienta las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos tanto estatal como municipales, beneficiando a los ciudadanos.

• Propone tener acceso a toda la información contenida en los documentos de archivo generados, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados, misma que será pública, en los términos que establece el marco jurídico en materia de transparencia y de protección de datos personales.

• Crea un Registro Estatal, cuyo objeto es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados de interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos.

• Establece la obligación que tendrán los sujetos obligados para implementar el Sistema Institucional de Archivos.

• Crea el Consejo del Estado de Guanajuato en materia de Archivos, el cual sesionará al menos dos veces al año con la mayoría más uno de los integrantes de dicho Consejo y tendrá como propósito el promover el desarrollo técnico y normativo en el manejo uniforme e integral de la administración de documentos en los sujetos obligados.

• Precisa qué documentos públicos son considerados patrimonio cultural del Estado en los términos de la Ley del Patrimonio Cultural del Estado de Guanajuato.

• Todos los documentos que las dependencias públicas produzcan para registrar o ejercer sus facultades deben ser públicos y accesibles; asimismo, los documentos históricos son de consulta irrestricta.

• Los sujetos obligados deben desarrollar un programa anual de desarrollo archivístico bajo un enfoque de administración de riesgos, y considerar medidas para la estabilización y restauración de documentos.

Para hablar a favor del dictamen hizo uso de la voz el diputado J. Jesús Oviedo Herrera, quien manifestó que actualmente, los archivos habían tomado relevancia por su relación con los temas más sensibles de la sociedad, como eran la transparencia, el acceso a la información, la rendición de cuentas, la protección de datos personales, el gobierno abierto y el gobierno digital.

Sin embargo, precisó, no se debían olvidar que la organización y la conservación de los archivos se remonta muchos siglos atrás, y que han sido un elemento importante en la historia de las civilizaciones porque se constituyen como la base de la memoria histórica de la sociedad y sirven para garantizar los derechos jurídicos de las personas.

“Hoy los archivos se consideran centros de información, donde se concentran los documentos de manera organizada, para coadyuvar con la gestión administrativa, y al mismo tiempo se conciben como los preservadores indiscutibles de la memoria social”, subrayó el legislador.

Oviedo Herrera argumentó que los archivos eran la base de un modelo de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas; y que sin ellos era difícil tener las condiciones para impulsar una sociedad democrática porque esto abrían las mismas posibilidades a todos los ciudadanos para estar informados respecto al quehacer de la administración pública en su más amplio sentido.

El legislador se refirió a la reforma constitucional estructural de 2014 en materia de transparencia con la que se previó la necesidad de contar con un ordenamiento regulatorio relativo a la producción, tratamiento, uso y destino de la documentación pública enquistada en los archivos generados por los sujetos obligados, por lo que se expidió la Ley General de Archivos, cuyo objetivo, dijo, era homologar la legislación en materia de archivos en todo el país.

Destacó como uno de los aspectos más relevantes de la iniciativa de Ley de Archivos del Estado de Guanajuato, el universo de sujetos obligados a los que esta ley constriñe, que abarca, señaló, a cualquier entidad u organismo, incluidos partidos políticos que reciban y ejerzan recursos públicos.

El congresista apuntó que lo que será la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato mandataba a administrar y organizar de forma homogénea los archivos en posesión de todos los sujetos obligados.

“La Ley de Archivos del Estado de Guanajuato significa un cambio de paradigma en la manera en que las dependencias públicas manejan la información resultante del ejercicio de sus funciones, en razón de que los sujetos obligados tendrán que apegarse a nuevos principios sustanciales en el tema de la gestión documental y la administración de archivos”, enfatizó Oviedo Herrera.